Представление персональных данных

Вся информация на в статье на тему: "Представление персональных данных". Полное описание собранное из разных авторитетных источников. Если возникнут вопросы, вы всегда можете обратиться к дежурному консультанту.

Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных

Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • адрес места регистрации/места жительства;
  • сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
  • сведения о трудовом (страховом) стаже;
  • сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
  • сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
  • любые иные сведения, позволяющие определить работника.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

Источник получения персональных данных

Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.

Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.

Работа с персональными данными

Однако из данного правила имеются исключения. В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.

Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора. Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется. Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.

Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.

Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.

  • в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
  • в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
  • когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  • наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
  • когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований законодательства, а именно путем утверждения Положения о хранении и использовании персональных данных работников. В Положении стоит указать порядок допуска к работе с персональными данными, перечень данных, с которыми работают должностные лица, порядок передачи данных внутри и за пределы организации.

Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.

Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными

Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника. Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу). По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.

Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.

Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.

Читайте так же:  Заявление о вынесении судебного приказа жку

Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников. Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации. Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, с которым ознакомить работников.

При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.

Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных

Частью 2 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие. Должностному лицу компании-работодателя грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/483924/

Закон «О персональных данных»

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ
«О персональных данных»

С изменениями и дополнениями от:

25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля, 23 июля, 21 декабря 2013 г., 4 июня, 21 июля 2014 г., 3 июля 2016 г., 22 февраля, 1, 29 июля, 31 декабря 2017 г., 27 декабря 2019 г.

Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года

Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года

ГАРАНТ:

См. комментарии к настоящему Федеральному закону

Президент Российской Федерации

Закон создает правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Персональными данными признаются любые сведения о физическом лице, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Определены принципы и условия обработки персональных данных. Устанавливая общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, закон предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется. Отдельно регулируются отношения по обработке специальных категорий персональных данных (сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни). Обработка указанных категорий сведений не допускается без предварительного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда персональные данные являются общедоступными, обработка данных необходима для обеспечения жизни и здоровья лица; обработка производится в связи с осуществлением правосудия, а также иных обстоятельств.

Важнейшей гарантией прав субъекта персональных данных является обязанность операторов и третьих лиц, получивших доступ к персональным данным, обеспечивать их конфиденциальность (кроме случаев их обезличивания и общедоступных персональных данных), а также право субъекта персональных данных на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

Контроль и надзор за обработкой персональных данных возложен на федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи, который наделяется соответствующими правами и обязанностями. В частности, уполномоченный орган вправе осуществлять проверку информационной системы обработки персональных данных, предъявлять требования по блокированию, удалению недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных, устанавливать постоянный или временный запрет на обработку персональных данных, проводить расследования в порядке административного производства о нарушениях закона.

Устанавливаются принципы трансграничной передачи данных, при которой должна обеспечиваться адекватная защита прав субъектов персональных данных.

Операторы, осуществляющие обработку персональных данных до вступления в силу закона, обязаны направить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных соответствующее уведомление не позднее 1 января 2008 года.

Информационные системы персональных данных, созданные до дня вступления в силу закона, должны быть приведены в соответствие с его требованиями не позднее 1 января 2010 года.

Закон вступает в силу по истечении ста восьмидесяти дней после официального опубликования.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»

Настоящий Федеральный закон вступает в силу по истечении ста восьмидесяти дней после дня его официального опубликования

Текст Федерального закона опубликован в «Российской газете» от 29 июля 2006 г. N 165, в «Парламентской газете» от 3 августа 2006 г. N 126-127, в Собрании законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 31 (часть I) ст. 3451

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Федеральный закон от 27 декабря 2019 г. N 480-ФЗ

Изменения вступают в силу с 29 декабря 2020 г.

См. будущую редакцию настоящего документа

Текст настоящего документа представлен в редакции, действующей на момент выхода установленной у Вас версии системы ГАРАНТ

Федеральный закон от 31 декабря 2017 г. N 498-ФЗ

Изменения вступают в силу с 30 июня 2018 г.

Федеральный закон от 29 июля 2017 г. N 223-ФЗ

Изменения вступают в силу с 10 августа 2017 г.

Федеральный закон от 1 июля 2017 г. N 148-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 22 февраля 2017 г. N 16-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 марта 2017 г.

Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 231-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2017 г.

Федеральный закон от 21 июля 2014 г. N 242-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 сентября 2015 г.

Федеральный закон от 21 июля 2014 г. N 216-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2015 г.

Федеральный закон от 4 июня 2014 г. N 142-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении шестидесяти дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 21 декабря 2013 г. N 363-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 июля 2014 г.

Федеральный закон от 23 июля 2013 г. N 205-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Читайте так же:  Ликвидационная комиссия закон

Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 43-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 25 июля 2011 г. N 261-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона и распространяются на правоотношения, возникшие с 1 июля 2011 г.

Федеральный закон от 4 июня 2011 г. N 123-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении десяти дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 23 декабря 2010 г. N 359-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2011 г.

Федеральный закон от 29 ноября 2010 г. N 313-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2011 г.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 января 2011 г.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 204-ФЗ

Изменения вступает в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 28 июня 2010 г. N 123-ФЗ

Изменения вступают в силу с 1 июля 2010 г.

Федеральный закон от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ

Изменения вступают в силу со дня официального опубликования названного Федерального закона

Федеральный закон от 25 ноября 2009 г. N 266-ФЗ

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Федерального закона

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/12148567/

Положение о персональных данных работников в 2019 году: образец

Положение о персональных данных работников – образец 2019 года вы найдете в этой статье. Какой текст положения с учетом всех требований законодательства? Приведем пример.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

В бухгалтерии и кадровой службе хранятся документы, в которых персональные данные сотрудников, – ведомости по зарплате, личные карточки, личные дела и другие. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого.

Положение о персональных данных: структура

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в положении о работе с персональными данными сотрудников. Положение утверждает директор. Ознакомьте сотрудников с документом под подпись (ст. 8, п. 8 ч. 1 ст. 86, 87 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Положение о персональных данных относится к тем локальным актам, которые обязательно должны быть в организации. Работодатель должен локальным нормативным актом (Положением о персональных данных) определить порядок хранения, обработки и использования персональных данных. Отсутствие Положения может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (см. Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

Структуру и содержание Положения о защите персональных данных работников (образец приведем ниже) работодатель определяет для себя самостоятельно.

При разработке Положения о персональных данных работодатель должен учитывать, в частности, следующие принципы:

  • обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  • работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
  • работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.

Образец положения о персональных данных 2019

Далее приведем возможный текст положения о защите персональных данных в 2019 году:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелла»

(ООО Стелла»)

__________ А.С. Пушкин

9 июля 2019 года

ПОЛОЖЕНИЕ

Видео (кликните для воспроизведения).

О работе с персональными данными работников

9 июля 2019 года Москва

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников ООО «Стелла» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу с 9 июля 2018 года.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.
Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
– пол;
– дату рождения;
– семейное положение;
– отношение к воинской обязанности;
– местожительство и домашний телефон;
– образование, специальность;
– предыдущее(ие) место(а) работы;
– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер организации.

Читайте так же:  Направление частной жалобы в апелляционную инстанцию

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного раза в два месяца.

3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.

3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело работника.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.

Источник: http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/polozhenie-o-personalnyh-dannyh-2019.html

Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных

В одной из наших предыдущих статей, которая была посвящена подготовке к проверкам Роскомнадзора по выполнению требований законодательства «О персональных данных» мы рассказывали о важности правильного заполнения уведомления, о случаях, когда уведомление нужно заполнять и там же мы пообещали подробнее рассказать о том, как заполнять каждое поле уведомления.

Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.

Мы решили здесь написать подробную инструкцию, чтобы много раз не рассказывать одно и то же нашим клиентам, а также, чтобы она просто была всегда доступна для всех желающих.

Уведомление оператора персональных данных заполняется на портале персональных данных Роскомнадзора. Теперь давайте посмотрим на каждое из полей.

С первыми позициями никаких проблем быть не должно. Выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление. Затем выбираем тип оператора. Вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами. Указываем фактический и юридический адреса организации. Выбираем регион (или регионы), в которых организация осуществляет свою деятельность. Заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять). Если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.

Здесь вроде все просто и понятно, а вот со следующими полями уже могут быть вопросы.

В графе «Правовое основание обработки персональных данных» можно указывать все нормативно-правовые и внутренние документы, которые так или иначе могут быть связаны с обработкой ПДн. Начинают обычно со 152-ФЗ и ТК РФ, продолжают законодательством, относящимся к сфере деятельности организации (например, если это медицинское учреждение, то пишем сюда же 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие нормативные акты, как федерального, так и регионального масштаба, относящиеся к здравоохранению) и заканчивают уставом предприятия.

Графа «Цель обработки персональных данных» является одной из самых коварных. Заполняя это поле нужно не забывать, что часть 2 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» говорит нам о том, что обработка ПДн должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Читайте так же:  Кто проводит обязательное психиатрическое освидетельствование работников

Приведем один пример, как делать не нужно.

Некоторые работодатели, приглашая к себе на собеседование кандидата на вакантную должность, просят заполнить анкету, в которой, в том числе, просят внести свои паспортные данные. Однако с точки зрения 152-ФЗ это не законно. Так как цель обработки персональных данных – подбор кандидата на вакантную должность и попробуйте придумать правдоподобное обоснование, зачем для этого нужны паспортные данные. Стаж работы? Да. Сведения об образовании? Да. Возраст? А вот тут уже дискриминацией попахивает, но мы же не собираемся эксплуатировать детский труд. А вот паспортные данные для подбора персонала не нужны.

Нет, мы не такие наивные и понимаем, что зачастую паспортные данные кандидата нужны работодателю, чтобы «пробить» кандидата, например на закредитованность или на участие в других неприятных историях. Но еще раз – с точки зрения закона так делать нельзя.

Вернемся к заполнению поля «Цель обработки персональных данных». Здесь мы должны корректно и адекватно сформулировать эти цели. А адекватно чему? Адекватно перечню категорий персональных данных, которые мы будем заполнять далее. Ведь мы же не хотим, чтобы уже перед проверкой у РКН на основании нашего уведомления были причины для выписки предписания? Тут у нас рисуется замкнутый круг – напишем, что обрабатываем паспортные данные соискателей, накажут за нарушение законодательства о персональных данных, скажем, что «паспортные данные» случайно попали в уведомление, напишут в протоколе проверки «указаны неполные/недостоверные сведения в уведомлении оператора персональных данных».

Как вы уже поняли, графа «Цель обработки персональных данных» для разных организаций может сильно отличаться, но для большинства коммерческих организаций будет корректно написать «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».

Следующий раздел один из самых сложных и непонятных. Роскомнадзор хочет, чтобы мы описали принятые меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 закона «О персональных данных». Но на деле этот раздел один из самых простых, просто берем положения указанных статей закона и пишем, что все это у нас выполнено. У нас же выполнено – правда?

В сведениях об обеспечении безопасности персональных данных указывается перечень средств защиты информации, применяемых в ИСПДн. К счастью, эти сведения не публикуются в открытом доступе для всех желающих, в отличие от других полей, поэтому можно указывать все фактически используемые СЗИ.

Дата начала обработки ПДн обычно совпадает с датой основания компании (регистрации).
В следующем пункте обычно выбирается «Условие окончания обработки ПДн» и в качестве условия указывается «Прекращение деятельности организации».

В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов]».

В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудникам, соискателям на вакантные должности, контрагентам, клиентам». Обратите внимание, что в названии поля добавляется пояснение, указывающее в каком падеже должны быть указаны сведения.

В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка. И не забываем про падеж.

Далее указываем способ обработки ПДн, обычно это «смешанная, с передачей по внутренней сети юридического лица, с передачей по сети Интернет».

Затем от нас хотят узнать, передаем ли мы ПДн за границу. Если нет, то декларируем отсутствие трансграничной передачи. Если да, придется еще и указать все страны, в которые передаются данные.

И последнее в этом блоке — использование криптографии. Если она не используется, то идем дальше. Если отвечаем утвердительно, то нас попросят написать наименования таких средств защиты и их класс. Все эти данные можно узнать из документации на криптосредство. Скажем здесь лишь, что криптосредства классов КВ и КА используются как правило для гостайны, а гостайна 152-ФЗ не регулируется, поэтому в обычных ИСПДн чаще всего выбирать приходится из 3 вариантов используемого криптосредства — КС1, КС2 или КС3. Если используются разные крпитосредства разных классов, то форма позволяет указать все необходимые сведения.

Следующий раздел формы появился с 1 сентября 2015 года. Всем, кто заполнял уведомление давно, необходимо внести в него изменения и дополнить его данными о ЦОДе. Да, не удивляйтесь, локальная база 1С-Бухгалтерии, развернутая на компьютере главбуха это в понимании Роскомнадзора тоже ЦОД…

Выбираем страну, в которой располагается наш «ЦОД» и указываем его адрес. Дальше снужно указать является ли «ЦОД» нашей собственностью или нет и если нет, то указать данные владельца площадки. Если у вас несколько ИСПДн, то данные «ЦОДа» нужно указать для каждой отдельно. Даже если речь идет об одной единственной серверной.

Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн. Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.

В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.

Затем ставим галочки «на все согласен», вводим капчу и жмем большую кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем форму необходимо распечатать, подписать, поставить печать организации (если есть) и отправить аналоговой почтой в свое управление Роскомнадзора. Через некоторое время, ваши данные внесут в реестр.

Источник: http://habr.com/post/454690/

Как соблюсти требования 152-ФЗ, защитить персональные данные своих клиентов и не наступить на наши грабли

По российским законам любая компания, работающая с личными данными своих пользователей в России, становится оператором ПДн, хочет она того или нет. Это накладывает на нее ряд формальных и процедурных обязательств, которые не каждый бизнес может или хочет нести самостоятельно.

Читайте так же:  Пресненский районный суд госпошлина

Как показывает практика – совершенно правильно не хочет, потому что эта область знаний еще настолько новая и не обкатанная на практике, что сложности и вопросы возникают даже у профессионалов. Сегодня мы расскажем о том, как реализовывали проект под хранение персональных данных для нашего заказчика и с какими неочевидными сложностями столкнулись.

Как мы помогали защитить данные по 152-ФЗ

В начале 2019 года к нам обратилась компания ООО «Смарт-Сервис», разработчик платформы для управления сервисным обслуживанием HubEx и приложения для обмена контактами myQRcards.

Первое решение позволяет автоматизировать процесс обслуживания оборудования в самых разных областях – от настройки кофемашин и кондиционеров в офисных помещениях до ремонта газовых турбин. Второе – онлайн-конструктор для создания электронных визитных карточек на базе QR-кодов.


Онлайн-визитка myQRcards.

Обе системы хранят и обрабатывают данные пользователей, подпадающие под классификацию «персональных» в соответствии с 152-ФЗ. В этом случае закон диктует ряд ограничений к системам хранения таких персональных данных для того, чтобы обеспечить требуемый уровень их защищенности и исключить риск несанкционированного доступа с целью хищения или неправомерного использования.

Закон нужно соблюдать, но «Смарт-Сервис» не планировал развивать у себя внутри компетенции по защите ПДн. Поэтому сервисы и данные, которыми делились их пользователи, «переехали» в Linxdatacenter. «Смарт-Сервис» перенес серверные мощности рабочего окружения в отдельную защищенную сетевую зону нашего дата-центра, аттестованную в соответствии с заявленными в 152-ФЗ требованиями – так называемое «Защищенное облако».

КАК УСТРОЕНО ЗАЩИЩЕННОЕ ОБЛАКО

Любая информационная система, обрабатывающая персональные данные, должна удовлетворять трем основным требованиям:

  • доступ к серверам хранения и обработки данных должен производиться через VPN-канал с шифрованием согласно ГОСТ;
  • серверы хранения и обработки данных должны находиться под постоянным мониторингом антивирусной защитой на отсутствие уязвимостей;
  • СХД должен быть расположен в изолированных сетях.

Мы размещаем серверные мощности заказчика в отдельных зонах, удовлетворяющих требованиям 152-ФЗ, и помогаем получить заключение о соответствии.


Архитектура защищенной виртуальной инфраструктуры для ООО «Смарт Сервис».

Ход работ

Первично согласование работ было произведено в июне 2019 года, что можно считать датой начала проекта. Все работы должны быть производиться на «живом» окружении с тысячами запросов в день. Естественно, требовалось выполнить проект, не прерывая штатный режим работы обеих систем.

Поэтому был составлен и согласован четкий план действий, разделенный на 4 этапа:

  • подготовка,
  • миграция,
  • тестирование и проверка в реальных условиях,
  • включение систем мониторинга и ограничения доступа.

На всякий случай мы предусмотрели процедуру восстановления в случае непредвиденной ситуации (DRP). По первоначальному плану работы не занимали много времени и ресурсов и должны были завершиться в июле 2019. Каждый из этапов предусматривал в конце полное тестирование сетевой доступности и функциональности систем.

Самым сложным этапом, в котором могло «что-то пойти не так», была миграция. Изначально мы планировали проводить миграцию путем переноса виртуальных машин целиком. Это был самый логичный вариант, поскольку он не требовал вовлечения дополнительных ресурсов для переконфигурирования. Казалось бы, что может быть проще vMotion.

Нежданно-негаданно

Однако, как обычно бывает на проектах в относительно новой области, случилось то, чего не ждали.

Поскольку каждая виртуальная машина занимает 500 — 1 000 ГБ, копирование таких объемов даже в рамках одного дата-центра заняло около 3-4 часов на каждую машину. Как итог, мы не уложились в отведенное временное окно. Это произошло по причине физических ограничений дисковой подсистемы при переносе данных в vCloud.

Баг используемой версии vCloud не позволил организовать Storage vMotion в отношении виртуальной машины с разными типами дисков, поэтому диски пришлось менять. В результате перенести виртуальные машины получилось, но это заняло больше времени, чем планировалось.

Второй момент, который мы не предусмотрели, — ограничения по перемещению кластера БД (Failover Cluster MS SQLServer). В результате пришлось перевести кластер в работу с одним узлом и оставить его за рамками защищенной зоны.

Примечательно: по до сих пор непонятной причине в результате переноса виртуальных машин рассыпался кластер приложений, и его пришлось собирать заново.

В результате первой попытки мы получили неудовлетворительное состояние систем и вынуждены были заново браться за планирование и проработку вариантов.

Попытка №2

Проведя работу над ошибками, команда поняла, что правильнее будет все же дублировать инфраструктуру в защищенной зоне и скопировать лишь файлы с данными. Было принято решение не требовать от заказчика доплаты за дополнительные серверные мощности, которые пришлось развернуть для завершения миграции.

В результате, когда кластеры в защищенной зоне были полностью продублированы, миграция прошла без проблем.

Далее требовалось лишь разделить сети защищенной и незащищенной зон. Здесь обошлось несколькими незначительными перебоями в работе. Этап тестирования всей системы в защищенной зоне без какой-либо защиты удалось запустить в штатном режиме. Собрав положительную статистику работы системы в таком режиме, мы перешли к последнему этапу: запуску систем защиты и ограничению доступа.

Результативный исход и полезный урок

В итоге, совместными усилиями вместе с заказчиком удалось внести значительные изменения в существующую серверную инфраструктуру, что позволило повысить надежность и защищенность хранения ПДн, существенно снизить риски несанкционированного доступа к ним, получить аттестат выполнения требований к хранению — достижение, к которому пришли еще далеко не все разработчики аналогичного ПО.

В сухом остатке комплекс работ по проекту выглядел так:

  1. Организована выделенная подсеть;
  2. Суммарно мигрировано два кластера, состоящих из пяти виртуальных машин: Failover кластер баз данных (две виртуальные машины), Service Fabric кластер приложений (три виртуальные машины);
  3. Произведены настройки систем защиты и шифрования данных.

Выглядит вроде бы все понятно и логично. На практике же все оказывается немного сложнее. Мы еще раз убедились, что при работе с каждой отдельной задачей такого плана требуется высочайший уровень внимания к «мелочам», которые на поверку оказываются никакими не мелочами, а определяющими факторами успеха всего проекта.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://habr.com/post/480086/

Представление персональных данных
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here